Configurar correo en Mac: Mail, Gmail y Outlook

Si tu correo en macOS no sincroniza, Mail se come la CPU o los adjuntos te saturan el disco, esta guía es para ti. Te enseño a configurar correo en Mac paso a paso (Mail, Gmail y Outlook), optimizar consumo y montar una bandeja que trabaje por ti.

1) Diagnóstico exprés (2 minutos)

• ¿Qué cliente usas? Mail (nativo) u Outlook (Microsoft 365).

• Comprueba conexión: abre un sitio cualquiera; si va lento, no culpes a Mail.

• Revisa espacio libre: en Mac con SSD pequeño, los adjuntos pesan.

• Mira el Monitor de Actividad: si Mail u Outlook están arriba constantemente, algo sincroniza en bucle.

2) IMAP vs POP: elige bien desde el principio

• IMAP (recomendado): mantiene tus carpetas iguales en todos los dispositivos. Si archivas/borras en el Mac, se refleja en iPhone y web.

• POP: descarga al Mac y, salvo que lo configures, no sincroniza bien carpetas. Úsalo solo si tu proveedor no ofrece IMAP (raro hoy).

Regla de oro: si puedes elegir, IMAP + SSL. Evita POP para cuentas modernas (Gmail/Outlook/Exchange).

3) Configurar Mail (nativo) con Gmail y Outlook/O365

Gmail en Mail (IMAP seguro)

1. Abre Mail > Añadir cuenta… > Google.

2. Inicia sesión en tu cuenta y permite acceso a Mail (OAuth).

3. En Mail > Ajustes > Cuentas > [tu Gmail], confirma:

   • Tipo: IMAP (automático).

   • Descargar adjuntos: Solo los recientes (ahorra espacio y batería).

   • Buzones especiales: Enviar a “Enviados”, “Borradores” y “Papelera” del servidor (no “En mi Mac”).

Outlook/Office 365 en Mail (Exchange moderno)

1. Mail > Añadir cuenta… > Exchange.

2. Escribe correo y contraseña (o inicia con tu cuenta Microsoft/Entra ID).

3. Activa solo lo que uses (Mail, Contactos, Calendarios).

4. En Ajustes de la cuenta, usa Solo los recientes para adjuntos.

Si tu empresa usa autenticación avanzada (MFA), Mail funciona con OAuth sin contraseñas “de aplicación”.

4) Outlook para Mac (Microsoft 365/Exchange/IMAP)

• Outlook > Preferencias > Cuentas > + añade tu correo Microsoft 365/Exchange (automático) o IMAP (proveedor).

• En Preferencias > General, desactiva complementos que no uses.

• En Sincronización, limita descarga de adjuntos a los últimos 30/90 días si gestionas mucha historia.

5) Ajustes que ahorran batería y CPU en macOS

• Adjuntos: “Solo los recientes” en cada cuenta (Mail).

• Comprobar correo: “Automáticamente” o cada 15 min, no cada minuto.

• Carpetas intensivas: evita tener decenas de buzones con reglas que mueven miles de mensajes en tiempo real; agrupa por buzones inteligentes (ver punto 6).

• Calendarios/Contactos: desactiva fuentes que no uses (cada fuente sincroniza).

• Cierra y vuelve a abrir Mail tras cambios grandes (reglas/archivos pesados).

6) Reglas y buzones inteligentes: bandeja que se ordena sola

• Reglas (Mail > Ajustes > Reglas):

  • Ejemplo 1: “Si el remitente contiene @cliente.com, mover a ‘Clientes’ y marcar como importante”.

  • Ejemplo 2: “Si tamaño > 10 MB, aplicar etiqueta ‘Adjunto grande’ y dejar en Entrada para revisión”.

• Buzones inteligentes: filtros dinámicos (no mueven mensajes, solo “vistas”).

  • “Hoy + No leídos + Importantes” para foco.

  • “Facturas últimos 90 días” por asunto y adjunto PDF.

7) Adjuntos pesados: cómo compartir sin saturar

• En Mail, usa Mail Drop (sube temporalmente y envía enlace).

• En Outlook, OneDrive/SharePoint link en vez de adjuntar.

• Comprime (clic derecho > Comprimir) antes de adjuntar.

• Guarda bibliotecas pesadas (Fotos, Final Cut) fuera de Mail; comparte enlaces, no archivos maestros.

8) Reparar buzones sin romper nada

Si Mail va lento o no actualiza una carpeta:

1. Selecciona el buzón problemático en la barra lateral.

2. Buzón > Reconstruir (Mail volverá a descargar índices de ese buzón).

3. Si el problema es global, desactiva y reactiva la cuenta en Mail > Ajustes > Cuentas (no borra nada del servidor).

4. En casos tercos, reindexa Spotlight de tu usuario (Preferencias del Sistema > Spotlight > Privacidad: añade y quita tu carpeta de usuario para forzar reindexado).

Evito pasos destructivos (borrar índices manuales). Si nada mejora, conviene diagnóstico.

9) Firmas profesionales (rápidas y coherentes)

• Mail > Ajustes > Firmas: crea una firma sencilla (nombre, cargo, marca, enlaces).

• Usa formato limpio (sin tablas pesadas) y comprime el logotipo si lo incluyes.

• Crea varias: completa (externo), corta (responder), legal (texto solo).

• En Outlook: Preferencias > Firmas (puedes importarlas).

10) Privacidad: Bloquear seguimiento y control de imágenes

• Activa “Proteger la actividad en Mail” (bloquea píxeles de seguimiento y oculta tu IP).

• Desactiva la carga automática de imágenes remotas si quieres máxima privacidad (las cargas manual bajo demanda).

• En Outlook, usa la opción equivalente de bloqueo de imágenes.

Tabla rápida — Problema → Solución

FAQs

¿Qué es mejor, Mail o Outlook en Mac?
Para cuentas personales o mixtas, Mail es ligero e integrado. En entornos Microsoft 365, Outlook da mejor experiencia con calendarios y grupos.

¿Puedo usar dos cuentas (Gmail personal + O365 empresa) a la vez?
Sí, tanto en Mail como en Outlook. Mantén separadas reglas y firmas para no mezclar mensajes.

¿Cómo evito descargar todos los adjuntos históricos?
En la cuenta, ajusta Descargar archivos adjuntos: Solo los recientes. Ganarás batería y espacio.

Mail va lento tras migrar a un Mac nuevo
Dale tiempo a la reindexación y usa el Mac conectado a corriente. Si persiste, Reconstruir los buzones más grandes.

Conclusión

Configurar correo en Mac puede ser simple si eliges IMAP/Exchange, ajustas adjuntos a “Solo los recientes” y dejas que reglas y buzones inteligentes ordenen por ti. Con eso, tu bandeja gana estabilidad, tu batería respira y tú te centras en trabajar.